De gemeente ligt in het zuiden van het Gooi, in de provincie Noord-Holland, en wordt ten zuiden en oosten begrensd door de plaatsen Loosdrecht, Maartensdijk en Baarn. Ten noorden liggen de gemeenten Laren en Bussum en ten westen de plaats ’s-Graveland. De grens met de gemeente Bussum werd tot tweemaal toe gewijzigd, in 1887 en 1902, waarbij grote delen heide aan die gemeente werden toegevoegd en Hilversum in ruil met een kleiner perceel werd uitgebreid. Met de gemeente `s-Graveland volgde nog een grensregeling in 1936 als vervolg op de aanleg van het Hilversums Kanaal.

De gemeente was in 1851 al door enkele straatwegen verbonden met ’s-Graveland, Amersfoort (via Soestdijk) en Utrecht. In 1853 werd de straatweg naar Laren aangelegd. Al deze wegen waren tolwegen. In 1924 werd een provinciale weg aangelegd tussen Hilversum en de rijksweg Amsterdam-Utrecht. Het vervoer over water geschiedde via de Gooise vaart, een zijtak van de ’s-Gravelandse vaart die in verbinding staat met de rivier de Vecht. Pas in de jaren tachtig van de 19^e eeuw werd deze vaart tot bij het dorp aangetrokken en werd daar ook een haven aangelegd. In de jaren 1925-1930 werd na een advies van het Goois Kanalencomité, ingesteld door de Kamer van Koophandel, een plan ontwikkeld voor een directe waterverbinding tussen Hilversum en de Vecht. Bij de aanleg werden in Hilversum ook een nieuwe vrachthaven en een sporthaven gerealiseerd. In 1874 werd de spoorweg van Amsterdam naar Amersfoort met een zijtak naar Utrecht geopend. Het Hilversumse station staat op de splitsing van deze twee lijnen. Ander interlokaal spoorvervoer bestond uit een paardentram naar `s-Graveland (opgeheven in 1923) en een stoomtram Hilversum-Laren-Muiden-Amsterdam. Vanaf de jaren twintig ontstonden verschillende interlokale buslijnen.

De verbeterende verbindingen en de lage grondprijzen waren belangrijke factoren voor de aantrekkingskracht die Hilversum had op zowel stedelingen met belangstelling voor het wonen in de ‘natuur’ als op industrie en nijverheid van elders. Al in de eerste helft van de 19^e eeuw was hierdoor een trek naar Hilversum ontstaan vanuit Amsterdam en Utrecht. Die trek nam in het laatste decennium van die eeuw een grote vlucht, resulterend in de aanleg van ruim opgezette villaparken buiten de bebouwde kom en een industriewijk aan de oostzijde van de spoorlijn.

De vanouds bestaande textielnijverheid ontwikkelde zich tot een ware industrie. In de eerste dertig jaar van de 20^e eeuw werd de werkgelegenheid in de tapijtfabrieken echter goeddeels overvleugeld door die in de metaalnijverheid, de chemische industrie, de bouwnijverheid en bij de omroepen. Het gemeentebestuur was zeer actief in de werving van zomergasten en nieuwe ingezetenen en had daartoe onder meer zitting in het bestuur van de Vereniging van Vreemdelingenverkeer. Door middel van Duits- en Engelstalige brochures trachtte men ook in het buitenland Hilversum te promoten.

De bevolking groeide als gevolg van deze ontwikkelingen in 90 jaar met bijna 70.000 inwoners.

De groei van de gemeente maakte het opstellen van uitbreidingsplannen conform de Woningwet van 1901 noodzakelijk. Het eerste plan van gemeentearchitect P. Andriessen, vastgesteld in 1905, voorzag in industrie- en arbeiderswijken aan de oostzijde van de spoorlijn, villawijken aan de noordzijde en zuidzijde van de gemeente en middenstandswijken aan de zuidwestzijde van het oude dorpscentrum. Door gemeentearchitect W.M. Dudok werden in 1918 en 1933 nieuwe uitbreidingsplannen ontworpen. Deze voorzagen in woningbouwplannen van de bouwverenigingen die als gevolg van de wijziging in 1921 van de Woningwet met rijkssteun en door bemiddeling van de gemeente werden gerealiseerd. Het aantal woningen in de gemeente verveelvoudigde. De gemeente bouwde zelf in de periode 1919-1935 circa 900 woningen in achttien zogenaamde ‘volkswoningbouwcomplexen’.

De bevolkingsgroei deed het voorzieningenniveau stijgen. Instellingen van de hogere overheid (kantongerecht, Kamer van Koophandel en Fabrieken) werden in Hilversum gehuisvest. Alle schooltypen (met uitzondering van het wetenschappelijk onderwijs) kregen hun eigen gebouwen; de gemeente liet 22 nieuwe scholen bouwen in de periode 1920-1939. De middenstand werd uitgebreid met grootwinkelbedrijven. In de crisisjaren werden door toepassing van werkverschaffing grote natuurgebieden als Spanderswoud en Anna’s Hoeve nieuw ingericht.

Hilversum groeide van een dorp met voornamelijk landbouw en textielnijverheid uit tot de economische en bestuurlijke ‘hoofdstad’ van het Gooi.

De grondwetsherziening van 1848 regelde onder meer dat er een nieuwe wettelijke regeling zou komen voor de samenstelling, inrichting en bevoegdheden van de lokale besturen. Tot dat moment was die regeling d.m.v. bestuursreglementen voorbehouden aan de Koning. De Grondwet maakte geen onderscheid meer tussen steden, besturen ten plattelande, heerlijkheden, districten of dorpen maar sprak alleen nog van ‘gemeenten’. De gemeenteraad zou aan het hoofd van de gemeente staan en de raadsleden werden direct gekozen door de ingezetenen (kiezers), aanvankelijk nog conform het censuskiesrecht. Periodieke aftreding van de raad werd voorgeschreven.

De bij Grondwet voorgeschreven wettelijke regeling kwam er in de vorm van de Gemeentewet 1851 en bevatte nieuwe bepalingen en aanvullingen en wijzigingen op de bepalingen in de bestaande bestuursreglementen:

-      De periodieke aftreding van de voltallige gemeenteraad werd geregeld, en daardoor afschaffing van de benoeming voor het leven van stedelijke besturen.

-     Het heerlijk recht van voordracht tot ambten en bedieningen werd afgeschaft.

-     De raad kreeg de benoeming van secretaris, ontvanger, en één of meer ambtenaren van de burgerlijke stand.

-     De raad werd opgedragen de huishouding van de gemeente in het algemeen te regelen en te besturen.

-     Er werd een college van burgemeester en wethouders ingesteld, waarbij de burgemeester het dagelijks bestuur van de gemeente tot taak had en de zorg voor de uitvoering van de raads- en collegebesluiten.

-     De burgemeester werd belast met de handhaving van de openbare orde.

-     Gemeenten kregen de bevoegdheid tot het aangaan van gemeenschappelijke regelingen.

-     Er kwam een regeling van de administratieve procedure bij vereniging en splitsing van gemeenten bij Wet.

-     Het werd de lokale besturen verboden door plaatselijke verordeningen en andere besluiten te treden in het algemeen rijks- of provinciaal belang; in verband daarmee konden bij Koninklijk Besluit plaatselijke verordeningen worden geschorst of vernietigd.

-     Er kwam een andere regeling voor het vaststellen van plaatselijke strafverordeningen.

-     De raad kreeg het recht van interpellatie van burgemeester en wethouders en kon zodoende ingrijpen in het dagelijkse bestuur van de gemeente.

-     Raadsbesluiten behoefden de goedkeuring door gedeputeerde staten; de raad kreeg het recht van beroep, bij onthouding van goedkeuring, op de Kroon.

-     De gemeentelijke begroting en - rekening moesten goedgekeurd worden door gedeputeerde staten, ook hierbij hoorde recht van beroep op de Kroon.

-     Regeling van heffing en invordering van plaatselijke belastingen werden ter goedkeuring aan de Kroon voorgelegd.

De eerste wijziging van de Gemeentewet bij wet van 7 juli 1865 betrof het plaatselijk belastingstelsel. Hierdoor werd het systeem van indirecte belastingen volledig vervangen door één van directe heffing en invordering. Ook werden de plaatselijke tolgrenzen opgeheven. Hierdoor ontstond een grotere bewegingsvrijheid voor het economisch verkeer. Voortaan zouden de gemeenten ook twee nieuwe belastingen mogen heffen: de straat- en de baatbelasting. Dit gaf de gemeenten de mogelijkheid ingrijpende verbeteringen van de openbare ruimte (deels) door te berekenen aan de belanghebbenden.

Nieuwe wetgeving breidde het takenpakket van de gemeenten steeds verder uit. Zo brachten de Onderwijswet van 1857, de Militiewet van 1861, de Woningwet van 1901 en de Wet op het Lager Onderwijs van 1920 met zich mee dat er steeds meer afzonderlijke afdelingen en afhankelijk van de grootte van een gemeente zelfs diensten nodig waren om de uit de wetgeving voortvloeiende taakverzwaringen aan te kunnen. De Gemeentewet werd regelmatig gewijzigd om de lokale besturen in staat te stellen de gemeentelijke organisatie aan de nieuwe eisen aan te passen. Een goed voorbeeld hiervan is de instelling van gemeentebedrijven waardoor het mogelijk werd financiële reserves te creëren bij gemeentelijke organisatieonderdelen met een specifieke taak als: gasbedrijf, abattoir, woningbedrijf, grondbedrijf, etc.

3.1.      Inrichting  gemeentebestuur en secretarie

Het gemeentebestuur van Hilversum bestond in 1851 uit de burgemeester, bijgestaan door twee wethouders, en de gemeenteraad, bestaande uit elf leden. Gemeentesecretaris was Albertus Perk, die op dat moment ook de functie van ontvanger bekleedde. De burgemeester was tevens ambtenaar van de burgerlijke stand. Het personeel van de secretarie was zeer beperkt: enkele schrijvers stonden de secretaris bij in zijn administratieve taken, de openbare orde werd bewaakt door een commissaris van politie, enkele veldwachters en politiebeambten. De belastingen werden geïnd door de gemeenteontvanger. In gemeentelijke dienst waren verder de havenmeester, de wijkmeesters, de gemeentebode, de eerste doodgraver, enkele onderwijzers voor het openbaar lager onderwijs, de kapitein van de schutterij, de opperbrandmeester. Openbare werken als wegenonderhoud, straatverlichting, etc. werden bij openbare aanbesteding gegund aan derden. Pas vanaf 1888 begon men gemeentewerklieden aan te stellen en losse arbeiders in dienst te nemen, deze werkten onder directie van de gemeentearchitect.

De raad was in 1882 uitgegroeid tot dertien leden. De secretarie kende al enkele afdelingen met een specifieke taak als burgerlijke stand en bevolking en militaire zaken. De afdeling algemene zaken was belast met alle overige administratieve uitvoering en met de ondersteuning van de gemeentesecretaris. Belangrijke toevoegingen aan het ambtelijk apparaat waren de commissaris van politie en de gemeentearchitect, die belast was met het ontwerp van openbare gebouwen, het toezicht op de uitvoering van bouwwerken en de advisering over en toezicht op openbare werken.

Na een gemeentelijke reorganisatie in 1914 werd de secretarie ingedeeld als volgt:

De taakverdeling binnen het college was in 1914 als volgt vastgesteld: de burgemeester had als portefeuille Algemene Zaken en de vier wethouders respectievelijk Publieke werken, Financiën, Onderwijs en Armwezen, Bedrijven.

3.2.      Gemeentelijke diensten

In de periode 1915-1930 werd de organisatie van de gemeentesecretarie verder gewijzigd. Voornamelijk bestonden de wijzigingen uit groei van het aantal personeelsleden en uit de afsplitsing van organisatieonderdelen tot zelfstandige diensten. Ook nieuwe diensten werden gecreëerd:

De diensten waren zelfstandig in de reguliere uitvoering van hun taken conform de voor elke dienst bestaande verordening. Advisering van en het doen van voorstellen aan het college door de diensten was onderhevig aan de regie van de secretarie die verantwoordelijk was voor de procedurebewaking en het opstellen van definitieve voorstellen en adviezen aan het college.

3.3.      Commissies

Het gemeentebestuur liet zich voor bijzondere taken adviseren door enkele bij raadsbesluit ingestelde vaste commissies waarin zowel externe deskundigen als ambtenaren zitting hadden. De samenstelling en werkwijze werd bepaald door afzonderlijke verordeningen. De secretarie leverde de ambtelijke ondersteuning van deze commissies. In de loop der tijd is een groot aantal commissies ingesteld en weer opgeheven, veelal als gevolg van gewijzigde regelgeving. Voorbeelden hiervan zijn: de commissie van schooltoezicht, de schoonheidscommissie, de plaatselijke gezondheidscommissie, etc.

De gemeenteraad stelde uit haar eigen midden raadscommissies samen, ambtelijk ondersteund door de secretarie, die de voorstellen van het college voorbespraken en de behandeling in de raadsvergaderingen voorbereidden. Deze commissies veranderden regelmatig van naam. Voorbeelden hiervan zijn: de commissie voor de bedrijven, de commissie voor financiën, de commissie voor onderwijs, de commissie voor openbare werken, etc.

Ad hoc-raadscommissies werden regelmatig ingesteld om speciale problemen op te lossen. Zo was er bijvoorbeeld de Commissie Nathans die tot taak had ‘een werkplan ter bevordering van het vreemdelingenverkeer en van vestiging in Hilversum te onderzoeken’.

3.4.      Intergemeentelijke samenwerking

De Gemeentewet van 1851 maakte het mogelijk bepaalde taakuitvoering gemeenschappelijk met andere gemeenten te regelen. De groei van Hilversum en het daardoor uitbreidende gemeentelijke voorzieningenpakket resulteerde voornamelijk in het uitvoeren van taken ten behoeve van andere gemeenten. Zo werden zowel de gas- als de elektriciteitsvoorziening ook aan omliggende gemeenten aangeboden. Dit gebeurde echter niet op basis van gemeenschappelijke regeling maar op basis van privaatrechtelijke overeenkomsten met die gemeenten. Hetzelfde gold voor de keuring van vee en vlees en voor het toelaten van scholieren uit omliggende plaatsen op Hilversumse scholen en de wederzijdse hulpverlening bij brand.

Een belangrijk terrein waarop samenwerking werd gezocht was de ruimtelijke ordening. De Belangencommissie voor het Gooi waarin alle Gooise gemeentebesturen zitting hadden, had als doel de uitbreidingsplannen van de gemeenten op elkaar af te stemmen en gezamenlijk de Gooise belangen te behartigen bij provinciaal- en rijksbestuur. De Centrale Schoonheidscommissie voor het Gooi adviseerde over de uitbreidingsplannen en over de bestemming van de bestaande natuurgebieden. Laatstgenoemde commissie werd voorgezeten door de Hilversumse gemeentearchitect W.M. Dudok. De oprichting in 1932 van de Stichting het Gooisch Natuurreservaat met in het bestuur de burgemeesters van alle Gooise gemeenten en de Commissaris der Koningin was het directe resultaat van het streven van de gemeenten om belangrijke natuurgebieden te behouden en te beschermen tegen het oprukkende verkeer en de voortschrijdende bebouwing.

3.5.      Huisvesting bestuur en secretarie

Het raadhuis aan de Kerkbrink was in 1851 groot genoeg voor de huisvesting van gemeentebestuur en administratieve organisatie. Ook de politiecellen waren in het pand ondergebracht. Door uitbreiding van het takenpakket en de groei van de gemeente was in 1882 een ingrijpende verbouwing noodzakelijk geworden. Het pand, gebouwd in 1767, werd aanmerkelijk vergroot en uiterlijk aangepast aan de wensen van de gemeenteraad die meende dat de gemeente een meer indrukwekkend gebouw verdiende.

In 1898 werd besloten de verschillende afdelingen onder te brengen in afzonderlijke ruimten, tot dat jaar werkten alle ambtenaren in één lokaal. Voor de daarvoor noodzakelijke ruimte werd uitgeweken naar het naastgelegen schoolgebouw.

Vanwege de reorganisatie van 1914 en de groei van het ambtelijk apparaat besloot de raad tot het realiseren van nieuwe huisvesting. Willem Marinus Dudok werd in 1915 benoemd tot gemeentearchitect en werd belast met het ontwerp van een nieuw raadhuis op de plaats van het oude. Tijdens de ontwerpfase bleken de voortgaande groei van het aantal ambtenaren en de verwachtingen over de groei van de gemeente de keus voor een andere locatie en een groter gebouw dan voorzien noodzakelijk te maken. Het nieuwe raadhuis werd gebouwd aan de Witte Hullweg en op 31 juli 1931 officieel geopend.

Inmiddels waren voor allerlei diensten al afzonderlijke dienstgebouwen gerealiseerd zodat huisvesting van het volledige bestuurlijke en administratieve apparaat in één gebouw voorgoed uit het zicht was verdwenen.

4.1.      Oude ordeningen

De gemeentesecretaris was belast met de administratie en het beheer van het bestuurlijk archief. In de instructie voor de gemeentesecretaris van 31 augustus 1853 worden zijn taken m.b.t het archief als volgt omschreven:

‘De secretaris is in het bijzonder belast met de bewaring en verantwoording van het gemeentearchief, waarvan hij een register opmaakt en bijhoudt en met het doen inbinden en in goede staat houden van alle Staats- en Provinciale bladen, en boekwerken, welke het eigendom van de gemeente zijn.

Behalve de gewone verdeling naar den aard van het onderwerp worden afzonderlijk bijeengehouden en gebracht op den staat van het archief: 1. de oude oorkonden; 2. de stukken betrekkelijk de gemeene heiden en weiden en de vergadering van stad en lande; 3. de reglementen en verordeningen.

Hij is tevens belast met het houden van het register der gemeentelijke eigendommen en wegen en zorgt dat afschriften worden gegeven en bewaard bij die registers, van acten van afstand van gemeenteeigendom. Ook het zegel der gemeente is aan zijne bewaring toevertrouwd. Ingeval van brand is hij inzonderheid belast met het nemen van zoodanige voorzorgen en de berging van stukken als tot het behoud van het gemeentearchief eenigszins strekken kunnen.

Van alle inkomende stukken, wordt eene agenda bijgehouden, die dagelijks wordt bijgeschreven en inhoudt doorlopend nommer, dagteekening der stukken, vermelding van wie zij afkomstig zijn, korten inhoud en aanwijziging der beschikking. Van de uitgaande stukken wordt copie gehouden in het daartoe bestemde register.’

Vóór 1908 werden alle ingekomen stukken chronologisch ‘opgelegd’ in het archief. Uitgaande brieven werden ingeschreven in kopie- en brievenboeken. In 1908 zag men zich door de toenemende complexiteit van de gemeentelijke procedures genoodzaakt over te gaan tot de invoering van een dossierstelsel. Elk dossier bestond uit de in 1 jaar ontvangen stukken betreffende een bepaalde zaak. Daarnaast werd de reguliere correspondentie over onderwerpen als militie, personeel e.d. waarover geen raadsbesluiten werden genomen onderwerpsgewijs geordend.

De administratieve organisatie werd in 1914 gewijzigd door de invoering van een systeem van mantels. Deze hielden de stukken ontvangen en gevormd als voorbereiding van college- en of raadsbesluiten bijeen. Na besluitvorming werden deze conform het dossierstelsel in het archief geborgen. Inmiddels was het bijhouden van brievenboeken vervangen door het vervaardigen van minuut-brieven die in de dossiers werden gevoegd.

Doordat de behandeling van zaken steeds vaker de termijn van één jaar overschreed besloot men in 1917 het systeem van jaardossiers per zaak te vervangen door een systeem van zaaksgewijze ordening conform een decimaal ‘registratuurstelsel’ dat voorzag in de indeling van het archief in vaste rubrieken ingedeeld en een vast dossiernummer. Na uitgebreid onderzoek door de medewerker van de afdeling algemene zaken, P. Noordenbos (werkzaam te Hilversum 1917-1922), in Amersfoort en Vlaardingen werd gekozen voor het systeem van het ‘Nederlandsch Registratuurbureau’. De ordening in jaardossiers werd hierdoor afgeschaft. ‘Het beoogde doel zal hierdoor worden bereikt, nl. dat men in een oogopslag de stand van een zekere zaak kan overzien en meteen de stukken kunnen worden teruggevonden die men nodig heeft.’ In 1918 besloot men het archief uit de periode 1908-1917 volgens dit stelsel om te werken. In 1919 werd H. Vlug tot registrator aangesteld die tot zijn uitdiensttreding in 1935 de leiding zou hebben van deze en latere omwerkingsoperaties.

4.2.      Invoering classificatiecode VNG

Uit het gemeenteverslag van 1924: ‘Door de Vereeniging van Nederlandsche Gemeenten is besloten tot invoering van een nieuwe code ter vervanging van de in gebruik zijnde code van het Nederlandsche Registratuurbureau. Door toepassing van deze nieuwe index is gewaarborgd dat het decimale stelsel zoveel mogelijk kan worden geperfectioneerd. De Vereeniging van Nederlandsche Gemeenten heeft maatregelen getroffen voor een voortdurende bijwerking van de code, overeenkomstig nieuwe behoeften en gewijzigde inzichten’. In maart 1924 werd besloten om de stukken vanaf 1908, die volgens de bestaande code waren herordend, wéér om te werken, nu volgens de nieuwe code.

Uit een intensieve briefwisseling van het hoofd van de registratuur, mej. Van den Hoek Oostende, met P. Noordenbos, die inmiddels werkzaam was bij de VNG, blijkt dat in de beginjaren de code veel ad hoc beslissingen werden genomen met betrekking tot de indeling van de stukken. Deze resulteerden soms direct in wijzigingen in de opvolgende edities.

De terugwerking volgens de nieuwe code werd in 1931 uitgebreid tot 1851 terug. Hiertoe werd ter ondersteuning van de heer Vlug een klerk aangesteld voor een periode van drie jaar. In de praktijk zou de omwerking tot ver na 1935 voortduren. ‘De nazorg, de splitsing van de dossiers, de samenstelling van een nieuwe inventaris op de dossiers zullen pas eind 1935 plaatsvinden, nadat de 3e dr. op de code VNG is verschenen. De daarin voorkomende wijzigingen en verbeteringen dienen zo spoedig mogelijk worden aangebracht.’

De oorzaak van de lange duur van dit project lag daarin dat men niet alleen de correspondentie omwerkte volgens de nieuwe code maar aan de nieuw gevormde dossiers vele stukken toevoegde afkomstig uit het seriematig gevormde archief. De chronologische series kopieboeken werden uit elkaar gehaald, de brievenboeken werden overgeschreven of -getypt en dubbele series gedrukte raadsvoorstellen en raadsnotulen werden verknipt tot afzonderlijke stukken. De hieruit resulterende massa stukken werd vervolgens aan de omgewerkte dossiers toegevoegd. Daarnaast werden afschriften gemaakt van die stukken die zich in origineel in andere dossiers bevonden maar raakvlakken hadden met andere dossiers. D.m.v. een aantekening op het afschrift werd naar het dossier met het originele stuk verwezen.

Dit systeem van verwijzing werd al sinds 1917 toegepast volgens een door Noordenbos opgesteld advies: ‘Als er stukken uit een afgesloten dossier worden gelicht ten dienste van de behandeling van een nieuwe zaak dan werden er van de betreffende stukken kopieën gemaakt voor de betrokken zaak te vormen nieuwe dossier, zodat het oorspronkelijke dossier compleet blijft. Een onderlinge verwijzing aan te brengen op de beide dossiers mag dan uiteraard niet ontbreken.’

Het resultaat van deze operatie was een archief dat enerzijds voor een groot deel dubbel is met genoemde series maar anderzijds zo overcompleet is de raadpleger aan de mappen met stukken alleen al voldoende kan hebben.

De toepassing van de code voor het archief is, mogelijk onder invloed van Noordenbos en Vlug, zeer intensief geweest. Vrijwel elke detailonderverdeling is toegepast wat de overzichtelijkheid niet heeft bevorderd. Waar de code geen nadere onderverdeling toeliet, is gepoogd door toevoeging van een Romeins cijfer of door letters een nadere onderverdeling te geven. Wanneer objectdossiers de omvang van een map overschreden werd een deelnummering gegeven middels Romeinse cijfers. Hierdoor ontstonden extreme coderingen op de dossiers als: ‑1.777.811.21 III a dl III, ‑1.811.111.1 a II - dl VIII, ‑1.851.A 06.1 II - dl. IV of ‑207.354.1a II - dl. IX. In feite is de code in combinatie met deelnummers tevens gebruikt als plaatsingscode. Dossiernummering werd niet toegepast.

In 1973 werd door de gemeentesecretaris aan de commissie VIII van de Archiefraad bericht dat het archief 1851-1969 een omvang had van 160 strekkende meter. Hij sprak hierbij overigens alleen over het volgens de code geordende dossierarchief. Inderdaad bestond er op dat moment één doorlopend archief vanaf 1851. Eind jaren zestig was echter al besloten, als gevolg van de vaststelling van Archiefbesluit 1968, om een systeem van 10-jarenblokken in te voeren. Zodoende zou de overbrenging naar een nog te realiseren archiefbewaarplaats soepel kunnen verlopen. Vanwege de wettelijk voorgeschreven openbaarheidstermijn van 50 jaar werd besloten het archief op te splitsen in 3 periodes: 1851-1939, 1940-1959 en 1960-1969. Hiertoe werd de bestaande vastbladige dossierinventaris omgewerkt naar een losbladig systeem met voor elke dossiermap een afzonderlijk blad. Dit resulteerde in een losbladige dossierinventaris voor het archief 1851-1939 van maar liefst 1,5 strekkende meter.

De archieven van de gemeenteontvanger, de afdeling belastingen, de afdeling bevolking, de afdeling militie en de ambtenaar burgerlijke stand bleven daar in beheer totdat men deze wegens plaatsgebrek naar de archiefkelder afvoerde.

4.3.      Vernietiging en vervreemding

Vanaf 1908 werd ad hoc wel vernietigd uit het archief maar hiervan werden geen processen-verbaal of lijsten opgesteld. Er wel werd kennis gegeven aan burgemeester en wethouders. Vernietigd werd op basis van bij de beschikkingen van 14 october 1908 en 6 juli 1919 vastgestelde lijsten.

In 1927 werd door het hoofd van de afdeling registratuur een nota aan het college geschreven inzake de ‘uitgestelde periodieke vernietiging’. Hierin werd toegelicht dat men bij de dossiervorming al wel rekening hield met vernietiging maar dat het wachten was op de vaststelling van de concept-lijst van de VNG. Aan de bestaande processen-verbaal is te zien dat vanaf 1928 met regelmaat conform de lijst van 1919 vernietigd werd. De bijlagen bij deze vernietigingsverklaringen laten zien dat het om forse hoeveelheden bescheiden gaat. Vanaf 1931, bij de omwerkingsoperatie, begon men ook uit de stukken daterend 1851-1908 te selecteren voor vernietiging.

Na 1950 is uit dit archief alleen nog vernietigd in 1983 toen de bijlagen bij de rekeningen werden geschoond. Pas halverwege de jaren zeventig werd weer op beperkte schaal vernietigd bij de gemeente Hilversum - het betrof hier echter altijd alleen het lopende archief. Ook bij de splitsing van de archieven in de drie periodes werd niet vernietigd hoewel daar wel reden voor was.

Daadwerkelijke vernietiging vond aanvankelijk plaats door verbranding in eerst de oven van de gasfabriek, later in de over van de gemeentereiniging. Vanaf 1939 werd een afvalverwerkingsbedrijf in Maarn ingeschakeld. In 1950 werd het vernietigbare archief als oud papier overgedragen aan de firma Emiel de Raay te Amsterdam.

Vervreemding uit dit archief vond alleen plaats toen in 1871 en 1874 de serie patentregisters uit de periode 1812-1869 aan de rijksontvanger werden overgedragen.

4.4.      Overbrenging naar archiefbewaarplaats

Het archief is in 1984 overgebracht naar de archiefbewaarplaats van de gemeente Hilversum. Deze archiefbewaarplaats is in beheer bij de gemeentearchivaris van Hilversum en is sinds 1985 tevens aangewezen als archiefbewaarplaats door een vijftal omliggende gemeenten. De omvang van het archief was op het moment van overbrenging 145 m¹ gecodeerd archief en circa 127 m¹ seriematig gevormd archief en gedeponeerde archiefjes van commissies en dergelijke. Aan beschrijving hiervan was men nooit toegekomen.

5.1.      Eerdere bewerkingen

De bewerking van dit archief kent al verschillende fases. Bij overbrenging was geen andere toegang dan de dossierinventaris beschikbaar. De personele capaciteit om dit archief in één project te inventariseren heeft lange tijd ontbroken. Dit was de reden om enkele delen van het archief in aparte projectjes te bewerken.

·          In 1989 is in het kader van een praktijkstage voor de cursus SODI de serie met de code 1.754.25 bewerkt: ‘verlening vergunning tot het hebben van werken op, aan, boven, onder, openbare grond en water’. Deze bewerking bestond uit selectie voor vernietiging en beschrijving.

·          In 1991 is door een tijdelijk medewerker de serie met de code 1.777.51 bewerkt: ‘verlening vergunning ingevolge de Hinderwet’. Het betrof hier alleen de vervallen vergunningen uit de periode 1900-1990 die uit de verschillende archiefblokken waren gelicht en als aparte serie bij elkaar waren geplaatst. Reden voor deze bewerking was het bodemonderzoek dat in de periode 1991-1997 in Hilversum plaatsvond.

·          In 1997 is gestart met de bewerking van de serie met de code 2.08: ‘personeelsdossiers’. Het betreft hier personeel dat uit dienst van de gemeente is vertrokken vóór 1940. De bewerking hiervan is nog niet afgerond.

·          In 1997 werd ook gestart met de bewerking van het archiefdeel gecodeerd 2.07 en onderverdelingen.

5.2.      Onderzoek, archiefschema en beschrijving

In september 1998 werd gestart met het institutioneel onderzoek. Vervolgens is de bewerking van delen van het archief voorbereid. Gekozen werd voor enkele rubrieken uit de code, te weten:

1.777.811.21                          Uitbreidingsplannen

1.811.111                               Beheer van wegen

1.851 06.1 (A en B)                Openbaar en bijzonder onderwijs: schoolgebouwen en -terreinen.

Tegelijkertijd werd een externe medewerker van een archiefbewerkingsbedrijf ingeschakeld om zo de bewerking van dit archief te bespoedigen. Deze medewerker startte met de bewerking van de rubriek 2.07.55: ‘Takken van dienst - Bedrijven’.

Inmiddels is een planning opgesteld voor de bewerking van het gehele archief. Het project zou hierdoor eind 2000 moeten zijn afgerond. Deze inleiding met bijlagen zal tevens als handleiding dienen voor de verdere uitvoering van dit project.

De keuze voor bovengenoemde codes werd ingegeven door praktische overwegingen en door de eisen die aan het stagewerkstuk moesten worden gesteld. Praktisch was de overweging om die rubrieken te kiezen waarin het werk van gemeentearchitect Dudok het meest tot uitdrukking komt. Hierbij zou enerzijds de onderzoeker gediend zijn, anderzijds zou er selectiecriteria m.b.t. het ‘plaatselijke belang’ kunnen worden ontwikkeld. Het feit dat het hier om een stagewerkstuk ging deed de keuze vallen op rubrieken waarin wetgeving voor een groot deel het handelen van de gemeente bepaalde en waarin complexe procedures hun neerslag vonden.

Eerst werd onderzoek verricht naar organisatie en takenpakket van bestuur en secretarie. Vervolgens werd voor de drie gekozen rubrieken de volgende werkwijze toegepast:

·          Er werd nagegaan welke wet- en regelgeving in de betreffende periode bestond.

·          Op basis daarvan is gekomen tot een overzicht van de taken en bevoegdheden van de gemeente zoals in die regelgeving staat geformuleerd.

·          Op basis hiervan is voor elke rubriek een deel van een archiefschema opgesteld.

·          Het overzicht van taken en bevoegdheden is vervolgens gebruikt om te bezien of met behulp daarvan groepen dossiers konden worden beschreven volgens één stramien. Daartoe werd een steekproef in elke rubriek genomen.

·          De regelgeving, de bevindingen uit de steekproef en de op elk proces betrekking hebbende raadsbesluiten hebben vervolgens geleid tot modelbeschrijvingen. Met deze modelbeschrijvingen is vervolgens een aantal dossiers uit de rubrieken beschreven.

·          Alle stukken, niet passend binnen de modelbeschrijving kregen een daarop toepasselijke beschrijving.

·          Met de bevindingen uit het onderzoek en op basis van de ministeriële vernietigingslijst zijn een aantal standaardbeschrijvingen van te vernietigen bescheiden gemaakt voor elke rubriek gemaakt.

De verdere bewerking van het archief zal ook volgens deze methode plaatsvinden. Hierdoor wordt het mogelijk het onderzoek en het maken van modelbeschrijvingen te laten verrichten door één persoon en de verdere bewerking van een categorie door een andere medewerker of medewerkers.

Ten aanzien van het archiefschema werden, ook op basis van het onderzoek, een aantal conclusies getrokken over de toepasbaarheid van de ‘oude orde’:

·          De oude orde voor het archiefdeel 1851-1908 was absoluut niet meer te reconstrueren. De vraag was natuurlijk ook welke orde als de ‘oude’ moest worden opgevat.

·          De toepassing van de code VNG op het gehéle archief kan men als onterecht bestempelen. De code is ontstaan in een tijd dat de gemeentelijke overheid al veel meer en ingewikkelder taken en bevoegdheden had dan in 1851.
Dat de registratuurmedewerkers hier destijds ook problemen mee hadden valt af te leiden uit het voorkomen in vrijwel elke map van een tabstrook met slechts `n datering. De daarbij behorende stukken dateren meestal van vóór 1900, ze hebben vaak geen onderling verband en besluitvorming en dergelijke ontbreken. Verklaringen daarvoor zijn dat men geen toepasselijke code kon vinden dan wel dat men ontbrekende stukken niet kon traceren in de brievenboeken, notulen of raadsvoorstellen. Ook tijdgebrek kan hiervoor een reden zijn geweest.

·          Andere problemen bij de toepassing waren dat men complexe zaken vaak niet van elkaar heeft kunnen scheiden en onderlinge verbanden niet op een bevredigende manier tot uitdrukking kon laten komen. Zo zijn wegenplannen, rioleringsplannen, bebouwingsplannen en herzieningen van uitbreidingsplannen nu eens in één beschreven en dan weer tot in detail gesplitst en beschreven en van de meest uiteenlopende codes voorzien. Met bestaande wet- en regelgeving werd, behalve bij eenvoudige procedures, nauwelijks rekening gehouden. De code is hiervoor ook niet altijd goed toepasbaar. Dat verklaart ook het grote aantal verwijzingen.

·          De code VNG vertoont zelf ook nogal wat eigenaardigheden, vooral de onderverdeling van enkele hoofdrubrieken en de gehanteerde terminologie waren bijkomende problemen. De code laat goed zien dat er doorlopend herzien is waarbij veel ad hoc-beslissingen zijn genomen. Uit de correspondentie tussen registratuurafdeling en Registratuurbureau in de jaren 1924-1931 blijkt dat men vaak praktische oplossingen zocht in afwijking van de code.

Voor het opstellen van een archiefschema leverde dit grote problemen op. Enerzijds moest het structuurbeginsel gehanteerd worden, anderzijds mochten fouten in de toepassing van de code niet worden overgenomen.

Gekozen werd voor het handhaven van de hoofdrubrieken binnen drie hoofdstukken. Enkele hoofdrubrieken werden echter alsnog, voor de overzichtelijkheid, gesplitst in nieuwe hoofdrubrieken. Voor de onderverdeling binnen de hoofdrubrieken werd gekozen voor in de eigentijdse wet- en regelgeving vastgelegde taken en bevoegdheden van het gemeentebestuur.

In 2014 is de bewerking van het archief gecompleteerd door ook de resterende dossiers en aanvullingen op het archief te bewerken circa 50 m1.

De in de dossierinventaris gehanteerde beschrijvingen waren grotendeels onbruikbaar doordat ze uit trefwoorden bestonden of onjuist waren. Van formulering van een handeling was zelden sprake. Bij deze bewerking wordt de handeling beschreven die voortkwam uit de vastgestelde taken en bevoegdheden van het gemeentebestuur. Formulering van de handeling wordt overgenomen uit de raadsbesluiten voor zover besluitvorming aanwezig is.

De uiterlijke vorm is bij de beschrijving alleen beschreven als die afwijkt van ‘1 omslag’. De nummering van de beschrijvingen is geautomatiseerd en verwijst naar de plaats in het depot. Dat deze magazijnnummering nog vervangen wordt door een doorlopende inventarisnummering is, gezien de omvang van het archief, onwaarschijnlijk. Binnen de inventaris zal alleen gebruik worden gemaakt van specifieke verwijzingen waarin rubriek en datering en magazijnnummer wordt genoemd. Verwijzingen naar alleen magazijnnummers komt men dus niet tegen. De database zal op de studiezaal digitaal beschikbaar komen.

5.3.      Selectiecriteria

Voor de selectie voor vernietiging werd, zoals voorgeschreven, gebruik gemaakt van de ‘Lijst van voor vernietiging in aanmerking komende stukken in gemeente-archieven d.d. 1 december 1983’.

De lijst geeft mogelijkheden om stukken over belangrijke, specifiek plaatselijke zaken van vernietiging uit te sluiten. Voorbeelden voor Hilversum hiervan zijn:

·          Alles waarin de specifieke rol van Dudok tot uitdrukking komt.

·          Stukken waaruit bodemvervuiling in het verleden blijkt.

·          Particuliere initiatieven op het gebied van bebouwing, villaparkaanleg, industrie, infrastructuur, natuurbehoud en omroep - ook waarvan de gemeente slechts kennis nam.

Bij de selectie zijn een aantal algemene beslissingen genomen m.b.t. selectie:

Verwijzingen

Tekeningen

Bij omwerking van het archief vervaardigde afschriften

5.4 Vernietiging

Bij de vernietiging van dossiers is de daarvoor geldende ministeriële vernietigingslijst uit 1983 gehanteerd.

5.5.      Materiële verzorging

De materiële staat van het archief was slecht met vaak te volle mappen en veel metalen hechtingen. Door de frequente raadpleging van het archief zijn veel mappen en stukken beschadigd (gescheurd, gerafeld).

Bij de bewerking zijn alle ongehecht verpakt in zuurvrije omslagen. De omslagen zijn in de zogenaamde Amsterdamse dozen geborgen.

Voor het aanvragen van stukken gebruikt men de titel van het archief gevolgd door het archiefnummer. Verkort: GBH 1851-1939 SAGV020, gevolgd door de inventarisnummer(s).

Voor het citeren gebruikt men: Streekarchief voor het Gooi en de Vechtstreek, archief gemeentebestuur en secretarie Hilversum 1851-1939, SAGV020, gevolgd door nummer en eventueel datering van het geciteerde stuk. Verkort: SAGV020, nummer, datering.