Toegangsnummer SSAN112
DOCFactory
Maart 2012


Inhoudsopgave

Introductie   
1.0    Geschiedenis van de archiefvormer   
2.0    Geschiedenis van het archief   
3.0    Verantwoording van de bewerking   
4.0    Aanwijzingen voor de gebruiker   

Introductie
In deze inleiding op de inventaris van de archieven van de gemeente Muiden 1930-1995 bespreken wij in het kort de geschiedenis van de archiefvormer (1.0), de geschiedenis van het archief (2.0), de verantwoording van de bewerking (3.0) en de aanwijzingen voor de gebruiker (4.0).
Op deze manier proberen wij de context te schetsen waarin de afzonderlijke archiefbestanddelen gevormd zijn en inzicht te geven in de wijze waarop deze vervolgens geordend en verwerkt zijn.

1.0    Geschiedenis van de archiefvormers
In de periode 1930-1995  was de gemeentelijke organisatie van de gemeente Muiden verdeeld in een politiek bestuur en twee ambtelijke directies: de Secretarie en gemeentewerken.
Het politieke bestuur bestond uit een gemeenteraad en een College van Burgemeester en Wethouders. Het College stelde beleid op en voerde dit uit, terwijl de gemeenteraad als controlerend orgaan voor het gevoerde beleid fungeerde. In de periode 1930-1995 waren er gewoonlijk twee wethouders, met uitzondering van de periode 20 november 1980 tot eind 1985. In die periode waren er drie wethouders. De aanhoudende ziekte van Burgemeester Ferman (1979-1984) leidde ertoe dat de wethouders meer taken op zich namen. Om het takenpakket uit te kunnen voeren stemde de gemeenteraad in met de aanstelling van een tijdelijke derde  wethouder.
Van de twee ambtelijke directies stond gemeentewerken onder leiding van een Directeur Gemeentewerken. Deze legde verantwoording af aan de gemeentesecretaris. Het takenpakket van gemeentewerken bestond uit de uitvoering van beleid op het gebied van groenonderhoud en natuurbeheer, wegenonderhoud, uitvoering van civiel-technische projecten en de zorg voor de kwaliteit van de leefomgeving binnen de gemeente.
De Secretarie stond onder directe leiding van de gemeentesecretaris en bestond uit de afdelingen Algemene Zaken, Financiën en Sociale Zaken. De afdeling Algemene Zaken was verantwoordelijk voor juridische zaken, ruimtelijke ordening, onderwijs, verkeer, civiele techniek, burgerzaken, openbare veiligheid, personeelszaken en organisatorische ondersteuning.
De afdeling Financiën was verantwoordelijk voor de financiële huishouding van de gemeente met inbegrip van de gemeentelijke belastingheffing.
De afdeling Sociale Zaken was verantwoordelijk voor beleidsvorming en beleidsuitvoering op het gebied van sociale wetgeving.
In de periode 1930-1995 zijn er geen reorganisaties of wijzigingen in het grondgebied van de gemeente geweest. Wel werd Muiden vanaf 23 november 1945 tot 1946 bestuurd door een ‘Noodraad’ , een tijdelijke Raad benoemd door een commissie uit de burgerij, waarna in 1946 weer gemeenteraadsverkiezingen plaats vonden.
 

2.0    Geschiedenis van de archieven
Het te bewerken archief omvatte ongeveer 61 m1 en bestond uit archiefblokken van de periodes 1930-1975, 1976-1985 en 1985-1995. Het merendeel van de dossiers binnen de afzonderlijke archiefblokken is op Basis archiefcode (BAC) geordend. De bestaande toegangen op de dossiers waren dossierinventarissen in Excel. Archiefbestanden van vóór 1930 zijn reeds overgedragen naar het Stads- en Streekarchief te Naarden.
In de inventaris zijn de afzonderlijke archiefblokken samengebracht.
Het archief van de gemeente Muiden bestaat uit stukken die zijn gevormd door de gemeente zelf. Feitelijk gaat het niet om één archief van de gemeente Muiden, maar is het gevormd door meerdere diensten binnen de gemeente. Op deze manier heeft vermenging van archieven plaats gevonden. Omdat het vrijwel onmogelijk is het archief te reconstrueren zoals het door de afzonderlijke archiefvormers is ontstaan, is ervoor gekozen de huidige ordening intact te laten. Het archief van de afzonderlijke afdelingen werd centraal beheerd door de DIV-afdeling binnen de gemeente. Bouwvergunningen en Hinderwetvergunningen werden op de afdelingen die vielen onder de Directie gemeentewerken beheerd, omdat de medewerkers deze regelmatig nodig hadden voor de bedrijfsvoering. Deze series zijn niet opgenomen in het te bewerken archief. Toch hebben wij een aantal (100) Hinderwetvergunningen in de afzonderlijke jaarblokken aangetroffen. Deze zijn in de inventaris opgenomen.
In het verleden is al een vernietigingsslag uitgevoerd op de stukken die voor vernietiging in aanmerking kwamen, zoals facturen en overige financiële bescheiden die voor vernietiging vatbaar zijn. De overige stukken die voor vernietiging in aanmerking komen moeten nog worden vernietigd (zie 3.0 Verantwoording van de bewerking).

3.0    Verantwoording van de bewerking
Om de bewerking van de archieven van de gemeente Muiden efficiënt te laten verlopen was het reeds verhuisd naar het Stads- en Streekarchief Naarden waar de feitelijke bewerking heeft plaatsgevonden. Voordat de daadwerkelijke bewerking plaats heeft gevonden  is een archiefbewerkingsplan opgesteld, waarin is aangegeven op welke wijze de bewerking gerealiseerd zou worden, door wie en binnen welk tijdsbestek.
Het te bewerken archief omvatte bij aanvang ca. 61 m1. Hiervan is na de bewerking een bestand van ca. 51 m1 overgebleven dat voor blijvende bewaring in aanmerking komt. De reden voor deze afname in omvang is dat tijdens de bewerking een aantal archiefbescheiden voor vernietiging in aanmerking kwamen (in totaal ca. 10 m1). Om dit te kunnen vaststellen is gebruik gemaakt van de Lijst van voor vernietiging in aanmerking komende bescheiden voor gemeentelijke en intergemeentelijke organen, dagtekenende van ná 1850 (De vernietigingslijst van 1983). Naast deze lijst hebben wij gebruik gemaakt van de zogenaamde Brabantse lijst.
Van de stukken die direct of op termijn te vernietigen zijn is een lijst opgesteld met voorstellen voor vernietiging en de grondslag hiervoor (selectiecategorie).
In een aantal gevallen zijn dossiers op bewaren afgesteld die in principe voor vernietiging in aanmerking komen, maar vanwege het lokale cultuur-historische belang van vernietiging uitgezonderd moesten worden. Te denken valt bijvoorbeeld aan de schadeformulieren naar aanleiding van een aantal ontploffingen die hebben plaatsgevonden bij de Muidense Kruitfabriek.
De inventaris is ingedeeld van algemeen naar bijzonder en geeft de neerslag weer van de taken die de gemeente Muiden intern en extern uitvoerde.
Zoals hierboven vermeld zijn de stukken van vóór 1930 reeds overgedragen naar het Stads- en Streekarchief Naarden.
Bij een aantal stukken betreffende aankoop, verkoop, ruiling en schenking in de afzonderlijke archiefblokken zijn meerdere dossiernummers ondergebracht in één omslag. Omdat deze dossiers op deze manier waren geordend hebben wij deze intact gelaten. Dit houdt in dat in een aantal gevallen een zelfde omslag meerdere inventarisnummers kan bevatten in de genoemde rubrieken.
De stukken die voor blijvende bewaring in aanmerking komen zijn materieel verzorgd. Met betrekking hiertoe zijn de volgende werkzaamheden verricht:

• het verpakken van de archiefbestanddelen in zuurvrije omslagen; De geperforeerde stukken zijn in dossieromslagen met zuur- en weekmakervrije zippels gehecht, de ongeperforeerde stukken zijn ongehecht in losse omslagen verpakt;

• het binden van omslagen met losse stukken en van pakken dikker dan 5 cm met keperband (lint);

• het uit de stukken verwijderen van oude hechtmiddelen zoals paperclips, nietjes en PVC-materialen;

• het etiketteren van de dossiers en de archiefdozen;

• het plaatsen van de te bewaren stukken in zuurvrije dozen.

Tekeningen zijn in speciale zuurvrije bijlagemappen geborgen. Chemisch instabiele materialen, zoals foto’s zijn apart verpakt en voorzien van een afzonderlijke omslag van daarvoor geschikt kunststof.
De materiële staat van de archiefbescheiden die voor blijvende bewaring in aanmerking komen is goed; er is geen schimmel aangetroffen. Daar waar enige schade is geconstateerd (bijvoorbeeld een beschadigde kaft van een deel) is dat vermeld in de Nota Bene bij de betreffende beschrijving.

4.0    Aanwijzingen voor de gebruiker
De inventaris is ingedeeld van algemeen naar bijzonder. In de rubriek “Stukken van algemene aard” bevinden zich de notulen en vergaderstukken van de gemeenteraad en agenda’s en besluitenlijsten van het College van Burgemeester en Wethouders. Hierin bevinden zich stukken die het gehele bestuurlijke terrein beslaan.
In de rubriek “Stukken betreffende afzonderlijke onderwerpen” is een onderverdeling  gemaakt in “Organisme” en “Taakuitvoering”. Binnen de rubriek “Organisme” zijn stukken ondergebracht die betrekking hebben op de interne huishouding van de gemeente en zaken die betrekking hebben op de organisatie van de Gemeente. Te denken valt aan personeelszaken, financiën en gemeentegrenzen, alsmede eigendom en bezit.
Binnen de rubriek “Taakuitvoering” zijn de stukken onderbracht die betrekking hebben op de taken die de gemeente Muiden uitvoert, zoals het innen van geld, Ruimtelijke Ordening en Volkshuisvesting, Verkeer en Vervoer, Milieuhygiëne, Maatschappelijke Zorg, Onderwijs, Cultuur, Sport en Recreatie.
Niet alle stukken zijn openbaar; bij een aantal dossiers is sprake van een beperking op de openbaarheid. Het betreft veelal privacygevoelige stukken. In overleg met de medewerker van de studiezaal kan bekeken worden welke procedure moet worden gevolgd om deze stukken al dan niet te kunnen raadplegen.